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如何做会议记录?领导开会总让我也去参加,还要写会议纪要怎么办 心目中的领导怎么写

这有点像富豪培养接班人的作风,父辈带着自己着意要培养的小孩,出席董事会、商谈会等,有意让他们增长见识,历练历练。这样耳濡目染,从小在商场中浸润熏陶,日后肯定见多识广,眼界不凡。

作为领导这样做,一般有两种可能:一是领导让你充当秘书,二是领导看好你,有意识栽培你。

如果是后者,那么请你好好利用这些机会,既能见识很多场面,了解许多讨论决策过程,学到不少东西,因此促进自己的成长。

如果是前者,则要让领导看到他的判断不错,你得有自己的价值,比如写好会议纪要。写会议记录通常是秘书的责任。

一、弄清楚会议记录要记些什么

领导带你出席会议,并交代你“做好会议记录”,你是不是手忙脚乱过?是否觉得一定要把会议上的每个细节都一一记录在案?其实会议记录是会议内容的归纳总结,只要简明扼要记下三个方面即可:

1.清楚记录下会议的“结论”;

2.清楚记录得出结论之前的主要讨论要点;

3.清楚记录会议的“今后任务或课题”。

如何才能清晰条理地记下这三项内容?会议往往有议程表,你只需就着议程表的内容,在每条下面填写结论、主要讨论要点等。会议记录就是要让没参加会议的人都能够明确整个会议的内容。

二、如果你是新手,最好做足功夫

领导看好你信任你,你更要用心,把每一次参加会议,尤其是重要的会议,都当作学习长见识的机会,认真细致对待。

开会前——最好找人指导一下,跟领导确认单位内是否有特定的格局,无论如何都要熟悉一下会议记录的基本形式。

开会中——不要忘了记下基本要素:日期、时间、地点、参会人员、议题等。给每个议题写一个简短的标题,标题下面简短记录总结、讨论内容、决议结果,以及按照决议什么人、什么时候应该做什么事。

用做笔记的方式记录,但不用一字不漏地记,除非有特别需要。你在记录的同时,也可顺便观察,看看哪些人发言最踊跃?哪些人发言不踊跃?哪些成员的影响力大,他们发言时其他人会专心听?哪些成员的影响力小,以至于其他人不大注意听他们说话,不采用他们的意见?

团队中是否有敌对、竞争、冲突的状况?大家如何处理这些状况?等等,你越用心,学到的东西越多。

开会后——趁信息还是热气腾腾的时候,立刻撰写完整的会议纪要,找另外一个确认内容无误。然后迅速打印或发送给相关人员,让对方,尤其是领导感受到你的执行能力和工作热情。

最后,把会议记录归档。确定有人跟进和追踪后续的行动。

三、值得做的事情都要做好

有一家大公司秘书,在从职场小白迈向资深人员的过程中,会议纪要达到能够直接用来做PPT的程度。她无意中也将自己的工作提升到了新的层次,不但做笔记的能力大大提高,工作也打开了新的局面。

她的经验告诉她:“越是简单的工作,上司就越会注意结果。”正因为她不断地优化会议记录,从中积累了大量的经验。现在,一参加会议或制作文件时,她都马上就制作出优秀的最新的资料总结,让周围的同事和上司都对她刮目相看。

下次跟随领导去开会时,请记得:你的工作远比你想象的要重要。

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