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今天分享的书籍是《高效24小时》

本书作者池田贵将,Open Platform株式会社董事长。领导力、行为心理学研究者,潜能训练大师,畅销书作家。毕业于日本早稻田大学。曾赴美留学,师从世界潜能激励大师安东尼·罗宾,被认定为杰出训练师。归国后,池田贵将致力于将自己在美国所学知识应用于日本的商业实践,并将美国的经验与东亚哲学进行了整合。

这是一本让你对时间管理耳目一新的书,刷新你对时间管理的认知。它既能帮你科学地管理时间,又能帮你合理地分配精力,培养不折腾而又高效的工作和生活方式。正如作者所说,本书的目的是“让你度过每天都想从床上一跃而起的人生”。

作者认为,提高时间效率无外乎两种方法:一是拉长时间的长度,科学地设计时间,安排好工作时间和私人时间,学会节省时间;二是提高时间的密度,合理地分配精力,提升脑力、意志力、行动力和注意力,提高单位时间的效率。

01、将时间可视化

一直以来,人们都在研究应该如何提高时间的使用效率。而当下,人们开始注重生活的品质,关注工作与生活的平衡。人们不再像从前那样只重视“完成大量的工作”,而且追求“身心满足的幸福”。

每个人每天的时间都是24小时,别样的人生在于不同的时间使用方法。改变人生就是改变时间的使用方法,其首要是改变生活方式。你必须要知道自己在“什么”事情上花了多少时间,也就是本书作者所说的第一步,可视化你的时间。

我们平时之所以出现“明明忙得够呛,却没能完成最关键任务”是因为我们不知道自己的时间消耗在了什么事情上。因此,作者说了解自己使用时间,让自己有意识利用自己的时间。

那么具体应该如何做呢?

1、知晓自己浪费的时间

这一步需要我们掌握自己的24小时,记录自己一周以来的生活。工作、饮食、睡眠、阅读、看电视,甚至是打游戏的时间。只需要15~20分钟就可以将这些时间可视化,看看自己的时间浪费在什么地方,哪些事情是自己愿意做的,哪些是自己不愿意做的,然后进行调整。

作者介绍了几个小工具,比如,记事本、网络日历或者应用软件都可以,把时间电子化有助于我们随时查阅。当然我们手写记录也可以,但是我觉得电子版比较方便,这要因人而异了。

作者在书中提到了几个要点:

1.“不要把记录本身作为目的”。如果发展成过度的记录主义者,有时候难免会忽略事实,而只重视数字本身。

2.明明早上睡醒之后神清气爽,却纠结于“哎呀,今天只睡了6个小时就醒了!这是睡眠不足啊”!不相信“身体的感觉”,只考虑“记录的数字”,这是典型的本末倒置。

请大家明确这只不过是管理时间的一种方法而已。但是,保持记录的习惯就会有意识地关注时间的使用方法。现在回头想想,我已经不会出现“哎呀,刚才花了两个小时干什么了?”这种疑惑了。

2、给时间贴标签

也就是掌握一天之中可以自由支配的时间。作者的建议是理想安排就是从8点到14点全力以赴地工作,剩下的18个小时都作为私人时间。然后把私人时间分为3类:

1.睡眠、饮食、穿衣等必需的时间。

2.兴趣、学习、在健身房锻炼等主动时间。

3.观看视频、社交、打游戏等被动时间。

考虑到平衡关系,睡眠、饮食等必需的时间基本为9~11个小时,兴趣爱好等主动时间为3~5个小时比较合适。被动时间最好控制在一个小时以内。

如果被动时间超过一个小时就需要进行调整了。心理学家迈克尔·舍默指出:大脑具有一种特性,和预期模式提供的报酬相比,没有预期的模式给予的报酬会带来更大的喜悦。

比如,有这么一个实验。准备一个只要按下按钮就出现食饵的盒子,然后把鸽子放进去,在“按下按钮之后改变食饵出现的概率”。结果表明,当食饵出现的概率为50%~70%的时候,也就是说,每10次中有3~5次按下按钮也不出现食饵的情况,这时鸽子会更积极地去按下按钮。

这就和赌博一样,因为偶尔会猜中,所以激发了更强烈的兴趣。如果我们被动时间太长,比如,浏览网页,就会陷入这种困境,就像赌博一样不间断得点网站,这样做会让我们越来越欲罢不能,相关研究显示,即使都是娱乐时间漫无目的地消耗被动时间和主动享受时间相比,幸福感更低。

所以,我们必须消除这种时间。这里有3个步骤,供大家参考。

(1)将一周之内长达14个小时以上的被动时间标注出来。

(2)找到进入被动时间的“触发器”。

(3)改变环境,让“触发器”无法发挥作用。

将引发某种行为的契机叫作“触发器”,它包括两个种类。一种叫作内部触发因素,是指“自己的身体成为触发器”。例如,“肚子咕咕叫”会引发“吃点心吧”这样的坏习惯。

另一种叫作外部触发因素,是指“身体之外的事物成为触发器”。例如,“微信有提示”会导致“拿起智能手机”这种不良习惯。形成习惯的行为就是内部、外部触发因素的连锁反应。

我们只需要替换触发器就可以阻止一系列事情发生。比如,想要减肥,不能喝饮料,我们可以把饮料换成苏打水,这样可以有效地帮助我们改变习惯。

02、设计时间

设计时间也可以说是合理的规划时间,我们前面也提到了,提高时间效率无外乎两种方法:一是拉长时间的长度,科学地设计时间,安排好工作时间和私人时间,学会节省时间;二是提高时间的密度,合理地分配精力,提升脑力、意志力、行动力和注意力,提高单位时间的效率。

作者介绍了3个小技巧,我们一个一个来说。

1、设立“行动目标”

我们可以每个周末制订下周的目标。比如,事务性工作:在下周的同一个日期之前提交;瘦身计划:下周去3次健身房;营销工作:下周约到5次客户;英语学习:在下周记住4个词组。诸如此类,每个领域都按周制订目标。

制订目标的要点有3个:

第一,添加前置词“下周”。这么做原因是强调重要性,一种坚定的态度。所以一定要写上“下周做~”;

第二,制订”行动目标“。目标内容不是“签订3份合同”这种“结果目标”,而是类似“拿下5次预约”的“行动目标”。

第三,每天回看目标设定。制订好了一周的目标,就把它写在手账、日历等随时能看到的地方。既能避免遗忘,也能在达成目标的时候不断提升充实感。

2、周末计划在”周三“之前决定

这助于我们有效地度过周末。很多人一到周末就懒懒散散,无所事事,最后发现今天一天什么都没做。然后开始抱怨,陷入自责。如果我们做好计划,就不会影响下周的积极性。

作者建议,那些还不明白怎样度过周末的人,每周末安排一项“刷新计划”或者“输入计划”。通过“刷新计划”进行维护,比如就算在出门之前抱怨“好不容易有个周末,为什么非要安排活动呢”,一旦出门之后,也会由衷感慨“呀,出来真好啊”。这就是“刷新计划”。

而”输入计划“可以帮助我们提升动力,比如逛书店、听演讲、参加学习会、上英语课等,能让人真切地感受到学到了新东西并获得了进步,这些都会给下一周带来动力。

3、周末早晨回顾一周

回顾一周的安排只需要4个步骤:

(1)本周做了什么?

(2)没做什么?

(3)一直想做又没能做的是什么?

(4)制订下周的行动目标。

要保证客观看待自己的时间,然后寻找不足,进行改正;然后根据自己模式来行动。例如,“前半周很努力,但是后半周早上起得越来越晚”“前半周能实现行动目标,后半周动力不足,非常懒散”,就可以做出类似的分析。

这种时候,在周三早晨安排一次短时回顾,临时决定周三不加班、增加睡眠时间,就能提升后半周的能量水平。当然,如果在这个过程中不顺利,我们可以重置这一周。比如去健身,运动可以减少压力激素,同时增加动力激素。

03、节省时间

作者认为,想要确保16个小时的私人时间,就必须减少工作、杂务所用的时间。怎么节省时间呢?

1、减少用来后悔的时间

人们对于中途顶替别人承接的工作或者遭受挫折的工作印象更深刻。或者工作中有时会遇到一些让自己后悔的事情。后悔最可怕的就无限占用时间,会在大脑中占用时间,产生焦虑。可以把后悔的事情写在纸上,先记录事实,再写下自己的心情,把事实和情绪分开,人能变得更客观。

去理解导致后悔的真正原因,分析一下到底在什么地方出错?要是以后再遇到同样的事情要如何避免。同时给下定决定。比如因为吃太多而后悔,就决定明早起床就跑步,要是发现自己一直拖延,就立刻行动。用这种方式来应对后悔,就能得到更多更高效的时间。

2、提升行动力

适合提升行动力的方法就是使用定时器进行时间管理。特别是“作业性质的工作”,如果利用定时器“把它变成游戏”,就会顺利地推进。无论是工作还是家务,都不例外。

人类的大脑具备一种功能,如果面对的是游戏,就会想要通关。所以规定“15分钟将这3项任务全部完成”,把它变成游戏,动力就会提高很多。

当你从事深度思考或者创造性的工作,设定 1 小时为上限,就能迅速提升注意力。比如一些事务安排在一小时之后完成,比如:1 小时后去吃饭。大脑就会意识到必须预定时间内完成,注意力会更加集中。提醒时,可以多利用手机上的闹钟或者智能助理。要是用手机最好把手机放到视线以下的地方,不干扰注意力。

3、不想做的工作,换个目的

比如,在必须准备会议资料的时候,如果认为“是为了下周的会议”,就很难产生动力。但是,“通过它熟练掌握Excel的用法,以后完成其他工作的速度也会加快”,像这样换一个想法,认为“是为了提升技能而做”,就会充满干劲。除了从工作的角度出发,认为“先学会以后就能指导孩子”也是可以的。

其次,从喜欢的事情中获得灵感。

比如,忍不住“看电视”或“喝酒”的时候,要思考一下:“为了什么而做这些事情?”“通过这些事情会得到怎样的满足感?”于是,就会发现诸如“总之想要忘记现实”“想要放松”等理由。这就是和报酬配套。

再比如,通过把学习英语的时间当作“忘记现实的时间”,决定远离一切工作,一边享受一边学习,还可以挑选喜欢的电影和书籍作为教材。这是学习英语的好方法。

最后给自己准备好奖励,小小的奖励也会发挥巨大的作用,可以有效的提升自己驱动力,让自己产生愉悦感。作为一个社会人,不可能永远只做自己想做的事情。但是根据个人情况重新思考目的,应该就有改变自己的动力。从事自己不擅长的事情也是人生的一部分,竭尽所能地思考从中可以收获什么,尽情享受这个过程吧。